KI-Agentur und KI-Beratung prüfst du an ihren Zusagen.
Vier Zusagen zeigen, was eine KI-Agentur oder Beratung wirklich liefert: Ergebnis, Umsetzung, Übergabe, Betrieb. Mit Prüftabelle für dein nächstes Angebot.
Oliver Leifken
InhaltWas sagt die Bezeichnung KI-Agentur tatsächlich aus?Wann brauchst du Beratung und wann Umsetzung?Welche Nachweise gehören in ein vergleichbares Angebot?Woran erkennst du, dass die Übergabe funktioniert?Wann passt ein anderer Anbieter besser?Was ist dein nächster Schritt nach der Auswahl?Häufige FragenQuellen
Eine KI-Agentur ist nicht automatisch der Umsetzer und eine KI-Beratung nicht automatisch der Stratege. Entscheidend sind vier Zusagen im Angebot: Ergebnis, Umsetzung, Übergabe und Betrieb. KfW Research zählt fehlende Fachkräfte und Kompetenzen zu den wichtigsten Hemmnissen beim KI-Einsatz im Mittelstand (Stand 11. Februar 2026)3. Umso genauer solltest du prüfen, welche Leistung du einkaufst.
Kernaussage
Die Bezeichnung sagt wenig. Vergleiche Angebote an vier Zusagen: Ergebnis, Umsetzung, Übergabe und Betrieb. Zu jeder Zusage gehören ein Nachweis und eine zuständige Person. Die Datenschutzaufsicht rät seit dem 6. Mai 2024, Zweck und Umgang mit Eingaben vorab festzulegen2.
Was sagt die Bezeichnung KI-Agentur tatsächlich aus?
Wenig, denn beide Begriffe sagen nichts Verbindliches über den Leistungsumfang und viele Anbieter verbinden beides. Fraunhofer IAIS beschreibt seine technische KI-Beratung zum Beispiel bis zur Integration in bestehende Systeme1. Beratung endet dort also nicht beim Konzept. Umgekehrt baut nicht jede Agentur selbst, was sie verkauft. Der Name ist deshalb kein Auswahlkriterium.
Hinter demselben Etikett können sehr verschiedene Leistungen stehen: ein vermitteltes fertiges Programm, eine eigene Entwicklung oder eine dauerhafte Betreuung. Wer nur nach dem Namen auswählt, vergleicht deshalb leicht zwei völlig verschiedene Leistungen.
Die bessere Frage lautet: Was liegt am Ende bei dir im Unternehmen? Und wer kümmert sich darum, wenn es läuft?
Wann brauchst du Beratung und wann Umsetzung?
Das hängt davon ab, was bei dir schon feststeht. Wenn noch offen ist, wo KI in deinem Unternehmen etwas verändert, brauchst du zuerst eine Entscheidungsvorlage. Steht der Anwendungsfall fest, brauchst du Umsetzung und jemanden, der den Betrieb übernimmt. Die folgende Einordnung hilft beim Sortieren deiner Lage.
| Deine Lage | Was du einkaufen solltest |
|---|---|
| Ziel unklar, viele Ideen, kein Favorit | Entscheidungsvorlage mit bewerteten Anwendungsfällen |
| Ein Anwendungsfall steht, Daten sind bekannt | Umsetzung mit Übergabe und Dokumentation |
| System läuft, aber niemand ist zuständig | Betreuung und eine klare Zuständigkeit im Haus |
Die Tabelle ist eine redaktionelle Entscheidungshilfe, kein Naturgesetz. Viele Vorhaben brauchen alle drei Schritte nacheinander. Wichtig ist, dass du weißt, welchen Schritt ein Angebot abdeckt und welchen nicht.
Ein Angebot darf auch nur einen Schritt abdecken. Dann sollte es das ausdrücklich sagen und benennen, was danach offen bleibt.
Welche Nachweise gehören in ein vergleichbares Angebot?
Jede wesentliche Zusage braucht drei Dinge: ein benanntes Ergebnis, eine zuständige Person und ein Kriterium für die Abnahme. Leg dir dafür eine Tabelle an und füll sie für jedes Angebot aus. So liegen zwei Angebote nebeneinander, auch wenn eines Agentur und das andere Beratung heißt. Die leeren Felder sind deine Fragen für das Gespräch.
| Zusage im Angebot | Verlangter Nachweis | Wer ist zuständig? | Offene Lücke |
|---|---|---|---|
| Entscheidungsvorlage | Bewertete Anwendungsfälle mit Aufwand und Nutzen | ||
| Getesteter Anwendungsfall | Test mit euren echten Beispielen, nicht mit Musterdaten | ||
| Zugänge zu euren Systemen | Liste, welche Systeme wie angebunden werden | ||
| Dokumentation | Inhaltsverzeichnis vorab, Übergabe als eigener Termin | ||
| Laufende Kosten | Betrieb getrennt von der Einführung ausgewiesen | ||
| Wartung | Wer reagiert bei einer Störung, in welchem Rahmen | ||
| Abnahme | Woran ihr gemeinsam erkennt, dass es fertig ist |
Bleibt eine Zeile leer, ist das noch kein Ausschlussgrund. Es ist die Stelle, an der du nachfragst, bevor du unterschreibst.
Drei Zeilen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Ein Test mit Musterdaten zeigt, dass ein Programm grundsätzlich arbeitet. Ob es mit euren Vorgängen zurechtkommt, zeigt nur ein Test mit euren Beispielen.
Bei den laufenden Kosten zählt die Trennung: Einführung ist einmalig, Betrieb kommt jeden Monat. Bei der Wartung zählt ein Name, keine Abteilung.
Die Datenschutzaufsicht empfiehlt außerdem, Einsatzfelder und Zweck einer KI-Anwendung vor dem Einsatz ausdrücklich festzulegen2. Sie rät zu prüfen, ob Eingaben und Ausgaben für das Training verwendet werden2. Nimm deshalb drei Fragen in jedes Angebotsgespräch mit:
- Wofür genau soll das System eingesetzt werden?
- Welche Eingaben aus deinem Unternehmen sind dafür vorgesehen?
- Verwendet der Anbieter eure Eingaben zum Training seiner Modelle?
Woran erkennst du, dass die Übergabe funktioniert?
An einem einfachen Test: Jemand aus deinem Unternehmen führt einen vereinbarten Alltagsschritt allein mit der Dokumentation aus. Ohne Anruf beim Anbieter und ohne Rückfrage. Klappt das, gehört das System wirklich dir. Klappt es nicht, steht es nur bei dir und hängt an einer Person außerhalb deines Unternehmens.
Leg diesen Test als Abnahmekriterium ins Angebot. Zum Beispiel so: Eine Mitarbeiterin legt nach der Anleitung einen neuen Vorgang an und prüft das Ergebnis. Das Beispiel ist frei gewählt und zeigt nur die Form. Welcher Alltagsschritt bei euch passt, legt ihr gemeinsam mit dem Anbieter fest.
Bei meinen Projekten gehört die Übergabe fest dazu. Ich baue selbst und übergebe ein laufendes System mit einer Doku, die ein Nachfolger versteht. So steht es bei den Leistungen und im Vorgehen.
Wann passt ein anderer Anbieter besser?
Dann, wenn dein Vorhaben Spezialwissen oder eine Betreuung verlangt, die ein Anbieter nicht belegen kann. Das gilt für jede Agentur und jede Beratung, auch für mich. Frag deshalb im Erstgespräch direkt, wo die Zusage endet und welche Fälle der Anbieter abgibt. Eine klare Antwort ist ein besseres Zeichen als ein Angebot, das alles verspricht.
Meine eigene Zusage dazu steht auf der Seite Über mich: Wenn ich dir nicht helfen kann, sage ich es dir im Erstgespräch. Wo ein Vorhaben eine Rechtsberatung braucht, sage ich das ebenfalls.
Meine Empfehlung aus Erfahrung
Meine Einschätzung: Der größte Posten ist selten das Werkzeug, sondern Datenzugang, Anbindung und Betrieb. Fehlen diese Posten im Angebot, kommen sie später trotzdem, nur ungeplant. Ich würde deshalb zuerst Zusagen vergleichen und erst danach Preise. Füll die Tabelle oben für jedes Angebot aus und frag nach jeder leeren Zeile. Die Rechnung für Einführung und Betrieb sollte getrennt vor dir liegen, bevor du entscheidest.
Was ist dein nächster Schritt nach der Auswahl?
Klär die Zuständigkeit im eigenen Haus. Auch der beste Anbieter ersetzt keine Person bei dir, die den Ablauf nach dem Start verantwortet. Benenne diese Person, bevor du unterschreibst. Setz sie in das Abnahmegespräch und lass sie den Übergabetest selbst durchführen. Danach weißt du, ob die Dokumentation für euren Alltag reicht.
Warum Vorhaben ohne Zuständigkeit stehen bleiben, steht im Beitrag Warum KI-Piloten im Mittelstand stecken bleiben. Wie laufende Kosten entstehen, erklärt der Beitrag Token und KI-Kosten: Wofür du wirklich zahlst. Wann ein Ablauf einen KI-Agenten braucht, steht im Beitrag KI-Agent oder Chatbot: Der Unterschied zählt.
Häufige Fragen
Ist eine KI-Agentur teurer als eine KI-Beratung?
Das lässt sich an der Bezeichnung nicht ablesen. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn du Einführung und laufenden Betrieb getrennt ausweisen lässt. Achte besonders auf die Betreuung nach dem Start. Frag danach, bevor du Summen vergleichst.
Brauche ich als kleines Unternehmen überhaupt beides?
Nein, nicht zwingend. Wenn dein Ziel und dein Anwendungsfall schon feststehen, reicht oft die Umsetzung mit sauberer Übergabe. Wenn noch offen ist, wo KI bei dir etwas bringt, kommt zuerst eine Entscheidungsvorlage. Wichtig ist, dass beides zusammenpasst.
Was passiert, wenn der Anbieter später nicht mehr verfügbar ist?
Die Dokumentation entscheidet dann. Prüfe vor der Beauftragung, ob jemand in deinem Unternehmen einen vereinbarten Alltagsschritt allein anhand der Unterlagen ausführen kann. Klappt das nicht, hängt dein System an einer Person außerhalb deines Unternehmens.
Quellen
- Fraunhofer IAIS: Leistungsportfolio, Abschnitt Technische KI-Beratung, abgerufen am 1. Oktober 2026
- Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0 (2024), abgerufen am 1. Oktober 2026
- KfW Research: Fokus Volkswirtschaft Nr. 533, Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Mittelstand (2026), abgerufen am 1. Oktober 2026
Stand 28. Oktober 2026 · geprüft am 1. Oktober 2026
Oliver LeifkenZertifizierter KI-Strategieberater. Über zehn Jahre Projekte in der Banken-IT, heute Beratung und Umsetzung für den Mittelstand.Über mich
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