Copilot lässt sich datenschutzkonform betreiben, mit drei Prüfungen.
Beim Datenschutz hängt Microsoft Copilot an drei Prüfungen. Welche Einstellung aus der EU-Datengrenze führt, was die Aufsicht sagt und was du aufräumst.
Oliver Leifken
InhaltWie bewertet die Aufsicht Microsoft 365 heute?Welche Daten verlassen mit Copilot die EU-Datengrenze?Was musst du vor der Freischaltung aufräumen?Welche Einstellungen prüfst du vor dem Start?Was gehört in die Unterlagen und ins Gespräch mit dem Betriebsrat?Was tust du in den ersten zwei Wochen?Häufige FragenQuellen
Microsoft Copilot ist der KI-Assistent im Büropaket von Microsoft3. Eine deutsche Aufsichtsbehörde hält den datenschutzkonformen Betrieb von Microsoft 365 seit ihrem Bericht vom November 2025 für möglich1. Der Betrieb hängt an drei Prüfungen: an den Berechtigungen in euren Ablagen, an den freigeschalteten Modellen und an den Unterlagen dazu3.
Wenn die Lizenzen bei euch schon gekauft sind, entscheidet sich die Sache in der Verwaltungsoberfläche und in euren Ablagen. Das ist eine Einordnung aus der Beratungspraxis, keine Rechtsberatung. Rechtsstand: 08.09.2026.
Wie bewertet die Aufsicht Microsoft 365 heute?
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hat im November 2025 einen Bericht zum Einsatz von Microsoft 365 vorgelegt1. Ergebnis: Bezogen auf die sieben Kritikpunkte der Datenschutzkonferenz aus dem Jahr 2022 ist ein datenschutzkonformer Betrieb möglich1. Das ist die Position einer Landesbehörde, kein Freibrief2.
Die Datenschutzkonferenz hatte im November 2022 festgestellt, dass der Nachweis eines datenschutzkonformen Betriebs auf Grundlage des damaligen Datenschutznachtrags nicht zu führen sei1. Sie nannte sieben Punkte, an denen der Vertrag den Anforderungen an Auftragsverarbeiter nicht entsprach1.
Nach vielen Verhandlungsrunden hat der Anbieter nachgebessert1. Er verarbeitet für eigene Zwecke nach eigener Klarstellung nur Protokoll- und Diagnosedaten in anonymisierter und zusammengefasster Form, keine Inhaltsdaten1. Er hat sich verpflichtet, personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Anweisung des Kunden zu verarbeiten1.
Drei Einschränkungen gehören dazu. Der Bericht bewertet Microsoft 365 insgesamt und nicht Copilot im Besonderen1. Der überarbeitete Vertragszusatz betrifft ausdrücklich öffentliche Stellen1. Ob die Datenschutzkonferenz ihren Beschluss aus dem Jahr 2022 förmlich geändert hat, sagt der Bericht nicht.
Der Bericht knüpft sein Ergebnis zudem an eine Erwartung. Anbieter und verantwortliche Stellen sollen zusammenwirken, damit der Betrieb datenschutzkonform bleibt1. Die Arbeit liegt also weiterhin auch bei dir.
Kernaussage
Im Bericht vom November 2025 hält eine deutsche Aufsichtsbehörde den datenschutzkonformen Betrieb von Microsoft 365 bezogen auf die sieben Kritikpunkte der Datenschutzkonferenz für möglich1. Für Copilot im Besonderen sagt der Bericht nichts.
Welche Daten verlassen mit Copilot die EU-Datengrenze?
Für Kunden in der Europäischen Union ist Copilot nach Angaben von Microsoft ein Dienst innerhalb der EU-Datengrenze3. Der Verkehr aus der Union bleibt dort3. Eine Ausnahme nennt der Anbieter ausdrücklich: Modelle von Anthropic als Unterauftragsverarbeiter sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen3.
Ob solche Modelle laufen, entscheidet euer Verwaltungskonto. Microsoft bietet Modelle von Drittanbietern in Copilot an, und der Administrator legt fest, ob sie die Funktionen antreiben3. Zusätzliche Bedingungen können dabei gelten3.
Eine zweite Ausnahme betrifft die Buchung. Wer Multi-Geo-Funktionen erworben hat, fällt nach Angaben von Microsoft nicht in den Geltungsbereich der EU-Datengrenze, selbst wenn der Mandant in einem Land der Union geführt wird4.
| Fall | Bleibt in der EU-Datengrenze |
|---|---|
| Copilot für Kunden in der Union | ja, der Verkehr aus der Union bleibt dort3 |
| Modelle von Anthropic als Unterauftragsverarbeiter | nein, derzeit ausdrücklich ausgenommen3 |
| Mandant mit gebuchten Multi-Geo-Funktionen | nein, fällt nicht in den Geltungsbereich4 |
Zum Training ist die Aussage eindeutig. Prompts, also die Anweisungen an das System, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet3. Dasselbe gilt für die gespeicherten Interaktionen3.
Für Übermittlungen in die Vereinigten Staaten führt die Europäische Kommission die teilnehmenden Unternehmen weiterhin in ihrer Übersicht der Angemessenheitsbeschlüsse5. Der Beschluss ist allerdings angegriffen. Gegen das abweisende Urteil des Gerichts der Europäischen Union vom 3. September 2025 hat der Kläger am 31. Oktober 2025 Rechtsmittel beim Gerichtshof eingelegt8. Wer das Restrisiko klein halten will, verzichtet auf Modelle außerhalb der Datengrenze.
Was musst du vor der Freischaltung aufräumen?
Copilot zeigt nach Angaben von Microsoft nur Daten, für die der einzelne Nutzer mindestens Leserechte hat3. Der Anbieter weist zugleich darauf hin, dass die Berechtigungen in Diensten wie SharePoint richtig gesetzt sein müssen3. Damit wird eine schlechte Rechtevergabe im ganzen Betrieb zum ersten Mal sichtbar.
Der Assistent bricht keine Berechtigung. Er macht nur sichtbar, was ohnehin offen lag. Wer Gehaltslisten oder Kündigungsentwürfe auf einer für alle freigegebenen Ablage liegen hat, merkt das am ersten Tag.
Drei Aufräumarbeiten lohnen sich vorher:
- Prüfe die Freigaben der meistgenutzten Ablagen.
- Sperre Personal- und Vertragsordner auf enge Gruppen.
- Lösche verwaiste Freigabelinks aus alten Projekten.
Plane den Aufwand realistisch. In Betrieben mit gewachsener Ablage dauert das Aufräumen länger als die technische Einrichtung, und es lohnt sich trotzdem, weil davon jede spätere Auswertung profitiert.
Das muss kein Halbjahresprojekt werden. Es reicht, mit den Ablagen zu beginnen, in denen die heikelsten Unterlagen liegen, und den Rest im laufenden Betrieb nachzuziehen.
Welche Einstellungen prüfst du vor dem Start?
Vier Punkte gehören in die Verwaltung, bevor die ersten Lizenzen an die Belegschaft gehen. Sie entscheiden darüber, wo verarbeitet wird, wie lange etwas gespeichert bleibt und was der Assistent über Beschäftigte sagen darf. Alle vier lassen sich in wenigen Sitzungen klären, wenn die zuständige Person eingebunden ist.
Erstens die Modelle. Entscheide bewusst, ob Modelle von Drittanbietern freigeschaltet werden, und halte die Entscheidung schriftlich fest3.
Zweitens die Aufbewahrung. Microsoft verweist für Aufbewahrungsrichtlinien auf Purview und beschreibt, dass Nutzer ihren Verlauf im Kontoportal löschen können3.
Drittens die Missbrauchsprüfung. Anders als bei Azure OpenAI hat Microsoft für die Copilot-Dienste die Prüfung von Inhalten durch Menschen abgewählt3.
Viertens die Bewertung von Beschäftigten. Microsoft schränkt den Einsatz für Rückschlüsse auf Leistung, Haltung, innere Zustände oder persönliche Merkmale von Beschäftigten ausdrücklich ein3.
Zwei Dinge ändern sich laufend. Die Modelle hinter dem Assistenten werden regelmäßig ausgetauscht, ohne dass sich nach Angaben des Anbieters die Einstellungen zu Sicherheit und Datenschutz ändern3. Und die Produktnamen wandern: Microsoft 365 Copilot heißt jetzt Microsoft Copilot3.
Was gehört in die Unterlagen und ins Gespräch mit dem Betriebsrat?
Der Einsatz eines Assistenten im Büropaket ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und gehört damit in das Verarbeitungsverzeichnis6. Dort stehen unter anderem der Zweck, die Kategorien betroffener Personen und, wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung6. Genau dafür brauchst du die Angaben zur Aufbewahrung aus dem vorigen Abschnitt.
Den Betriebsrat unterrichtest du vor der Einführung. Das Gesetz nennt die Planung von Arbeitsverfahren „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“ ausdrücklich7.
Im Gespräch hilft die Zusage des Anbieters zu Bewertungen von Beschäftigten3. Sie nimmt der häufigsten Sorge die Spitze, ohne dass du etwas versprechen musst, was du nicht halten kannst.
Ein Punkt betrifft Inhalte statt Daten. Microsoft sagt zu, gewerbliche Kunden bei Urheberrechtsklagen Dritter zu verteidigen und Urteile oder Vergleiche zu tragen, sofern die eingebauten Schutzfunktionen und Inhaltsfilter genutzt wurden3. Zugleich beansprucht der Anbieter kein Eigentum an den Ergebnissen und trifft keine Aussage dazu, ob ein Ergebnis urheberrechtlich geschützt ist3.
Welche Angaben dabei ins Verzeichnis gehören, steht im Beitrag Verarbeitungsverzeichnis für KI. Wann der Betriebsrat mitbestimmt und nicht nur unterrichtet wird, steht im Beitrag Betriebsrat und KI. Wie das zu euren übrigen Pflichten passt, gehört zur Regulatorik in jeder Stufe.
Meine Empfehlung aus Erfahrung
Meine Einschätzung: Die Technik ist selten das Problem, die Ablagen sind es. In meinen Projekten im Mittelstand seit 2025 ist der Berechtigungsstand in SharePoint fast immer der Punkt, der die Einführung aufhält. Ich würde Vorlauf für das Aufräumen einplanen und danach mit einer kleinen Gruppe starten, die wirklich täglich damit arbeitet. Die Entscheidung über Modelle von Drittanbietern gehört auf Papier, nicht in ein Gedächtnisprotokoll.
Was tust du in den ersten zwei Wochen?
Eine Einführung scheitert selten an der Technik und oft an der Reihenfolge. Wer zuerst aufräumt, dann eine kleine Gruppe starten lässt und erst danach die Unterlagen schreibt, verliert am wenigsten Zeit. Die folgenden Schritte haben sich in dieser Reihenfolge bewährt und sind auch mit einer kleinen Verwaltung machbar.
Zuerst die Vorarbeit:
- Räume die Freigaben der wichtigsten Ablagen auf.
- Entscheide über Modelle von Drittanbietern.
- Lege die Aufbewahrung und die Löschung fest.
Danach der Start:
- Unterrichte den Betriebsrat vor der Freischaltung.
- Starte mit einer kleinen Gruppe aus zwei Abteilungen.
- Ergänze Verzeichnis und Regeln um den neuen Dienst.
Wie dieses Vorgehen Stufe für Stufe aussieht, steht in meinem Vorgehen. Wenn du vor der Freischaltung einen zweiten Blick willst, schreib mir über das Kontaktformular.
Häufige Fragen
Trainiert Microsoft seine Sprachmodelle mit unseren Dokumenten?
Nein. Microsoft schreibt, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet werden [3]. Dasselbe gilt nach Angaben des Anbieters für die gespeicherten Interaktionen, die verschlüsselt abgelegt werden [3].
Ist Copilot damit von der Aufsicht freigegeben?
Nein. Der Bericht der hessischen Aufsicht bewertet Microsoft 365 anhand der sieben Kritikpunkte der Datenschutzkonferenz und kommt zu dem Ergebnis, dass ein datenschutzkonformer Betrieb möglich ist [1]. Eine gesonderte Freigabe für Copilot enthält er nicht. Die Bewertung im Einzelfall bleibt bei dir.
Sieht Copilot Dateien, die ein Mitarbeiter gar nicht sehen darf?
Nein. Der Assistent zeigt nach Angaben von Microsoft nur Daten, für die der einzelne Nutzer mindestens Leserechte hat [3]. Das Problem entsteht andersherum: Liegen Unterlagen auf einer zu weit freigegebenen Ablage, findet der Assistent sie zuverlässig und schnell.
Können Beschäftigte ihre Eingaben wieder löschen?
Ja. Microsoft beschreibt, dass Nutzer ihren Copilot-Verlauf mit den Prompts und den Antworten im Kontoportal löschen können [3]. Für die Aufbewahrung auf Unternehmensebene verweist der Anbieter auf die Aufbewahrungsrichtlinien in Purview [3]. Beides gehört in eure Löschregeln.
Muss der Betriebsrat vor der Freischaltung beteiligt werden?
Ja. Das Betriebsverfassungsgesetz nennt die Planung von Arbeitsverfahren „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“ ausdrücklich als Fall der Unterrichtung [7]. Hilfreich im Gespräch ist, dass Microsoft Rückschlüsse auf Leistung, Haltung oder persönliche Merkmale von Beschäftigten ausdrücklich einschränkt [3].
Quellen
- Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: Bericht zum Einsatz von Microsoft 365, Version 1.0, Abschnitt E (2025), abgerufen am 8. September 2026
- Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: Pressemitteilung: Microsoft 365 kann datenschutzkonform genutzt werden (2025), abgerufen am 8. September 2026
- Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot, zuletzt aktualisiert am 18. August 2026 (2026), abgerufen am 8. September 2026
- Microsoft Learn: What is the EU Data Boundary? (2026), abgerufen am 8. September 2026
- Europäische Kommission: Adequacy decisions, Übersicht der Länder mit Angemessenheitsbeschluss, abgerufen am 8. September 2026
- Amtsblatt der Europäischen Union: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Artikel 30 (2016), abgerufen am 8. September 2026
- Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet: Betriebsverfassungsgesetz, § 90 (Unterrichtung und Beratung) (2021), abgerufen am 8. September 2026
- Amtsblatt der Europäischen Union über EUR-Lex: Rechtssache C-703/25 P, Rechtsmittel von Philippe Latombe vom 31. Oktober 2025 gegen das Urteil des Gerichts vom 3. September 2025 in der Rechtssache T-553/23 (2025), abgerufen am 12. September 2026
Stand 8. September 2026 · geprüft am 12. September 2026
Oliver LeifkenZertifizierter KI-Strategieberater. Über zehn Jahre Projekte in der Banken-IT, heute Beratung und Umsetzung für den Mittelstand.Über mich
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